संघटनेसाठी किमान व आदर्श नियम

युवक संघटनेसाठी किमान व आदर्श नियम

गेल्या काही काळात जसे जसे आपले काम वाढते आहे, तसे तसे अधिकाधिक सदस्यांना अधिकाधिक निर्णय घ्यायला लागून कामे करावी लागत आहेत. हे करताना आपल्या सर्व भौतिक, आर्थिक व संस्थात्मक व्यवस्थांबाबत काळजी घेतली तर प्रमुखांना कमीतकमी हस्तक्षेप करावा लागतो. हस्तक्षेपाबद्दल आपण कमी-अधिक प्रमाणात नापसंती व्यक्त करतो, पण काम नीट झालेले असेल तर हस्तक्षेप करण्याची वेळच येत नाही. त्यामुळे कोणते नियम पाळले असता आपल्याला कामात प्रमुखांकडून तांत्रिक पद्धतींबद्दल कमीतकमी हस्तक्षेप होईल याबद्दल माहिती देत आहे. विविध कार्यपद्धतीचे कागद निर्माण करणे सध्या चालू आहे, त्याचाच हा भाग समजावा.

आपल्याला शौर्य वाटते म्हणून, आळसाचा भाग म्हणून, निव्वळ अनादर म्हणून नियम न पाळता केलेले काम हे वाळूत रेघोट्या ओढण्यासारखे असते. पुरेशी काळजी घेऊन, नियमबद्ध केलेले काम दीर्घकाळ टिकते. कामाचा जोर त्या क्षणाला व्यक्त झाला, तरी पहिल्या प्रकारच्या कामात नेतृत्व करणारी व्यक्ती बाजूला झाली की कामाचा जोर ओसरतो. अशी हवी तितकी उदाहरणे प्रबोधिनीत व समाजात उपलब्ध आहेत. दुसऱ्या प्रकारचे काम दीर्घकाळ टिकते, त्या कामातील व्यक्ती अधिकाधिक जबाबदाऱ्या घेणाऱ्या होतात असाही आपला अनुभव आहे. तीही उदाहरणे भरपूर आहेत. गरजेप्रमाणे आपल्या स्वभावात योग्य तो बदल करून घेणारे कार्यकर्ते यशस्वी होतात हा अनुभव आहे. किमान नियम पालन ते आदर्श नियम पालन हा आपला प्रवास नियमितपणे चालू आहे ना हे सतत तपासावे. त्या प्रवासाचे निवेदन चालू असेल, तर प्रमुखांना कार्यकर्त्यांना नियमांमधून थोडीफार सवलत द्यायला अडचण वाटत नाही.

बैठकी / नित्याचे कार्यक्रम / विशेष उपक्रम
बैठकींना आपण उपस्थित राहणार नसू तर किमान कळवले पाहिजे. आदर्श स्थितीत परवानगी घेतली पाहिजे.
बैठकींना वेळेत उपस्थित राहिले पाहिजे. उशीर होणार असेल तरी किमान कळवले पाहिजे. आदर्श स्थितीत परवानगी घेतली पाहिजे.
आपण प्रमुख / निमंत्रक असू तर एक दिवस आधी बैठकीचे निरोप पोचले पाहिजेत. बैठकीचे कागद / सूचना वेळेत गेल्या पाहिजेत.
बैठकीचा निरोप आल्यावर आपण आवश्यक ती पूर्वतयारी केली पाहिजे. ही आदर्श स्थिती आहे. किमान आपले मत तयार केले पाहिजे.
बैठकींमध्ये नियमितपणे प्रबोधिनी वाङ्मयाचे वाचन झाले पाहिजे. त्यासाठी पुढील दुव्यावर जावे. पहिल्या Word file मध्ये (००० ज्ञान प्रबोधिनी प्रकाशने) जवळपास १८४ पुस्तकांची नोंद आहे. जी पुस्तके विक्रीसाठी ठेवलेली नाहीत, अशी पुस्तके त्याच ड्राईव्हवर उपलब्ध केलेली आहेत. https://rb.gy/ztevg
ड्राईव्हवर ठेवलेल्या सर्व पुस्तकांचे ३ वर्षात वाचन झालेले असणे ही आदर्श स्थिती. किमान विद्यमान संचालकांची व संस्थापक संचालकांची प्रकट चिंतने वाचून झाली पाहिजेत. चारही पथकाधिपतींशी संबंधित पुस्तकेही वाचून झालेली असली पाहिजेत. आणि खंड १, २, ३, ४.१, ४.३ व ४.४ झालेला असला पाहिजे.
दलाची साप्ताहिक मार्गदर्शक बैठक नियमितपणे झाली पाहिजे. बैठकीत कोणते विषय घेणार हे १-२ दिवस आधी भागप्रमुख / वयोगट प्रमुखांशी चर्चा करून ठरले पाहिजेत. त्याची पुरेशी पूर्वतयारी झाली पाहिजे. प्रत्येक दलाच्या बैठकींची प्रमुखाची एक वही तयार असून त्यात सर्व नोंदी – उपस्थिती, विषय, झालेले निर्णय, कृतिबिंदू (Action points) हे तारखांनुसार सलगपणे नोंदवले गेले पाहिजे.
बैठकी व दल भरले की त्याचे साप्ताहिक वृत्त येणे हे आदर्श आहे. निवेदन योग्य व्यक्तींपर्यंत पाक्षिक / साप्ताहिक वारंवारितेने करणे हे किमान आहे.
बैठकीशिवाय आपल्या वरिष्ठांना नियमित साप्ताहिक निवेदन झाले पाहिजे. मा. संचालकांनी निवेदनात काय लिहायचे असते, काय बोलायचे असते, यासंबंधी मार्गदर्शन केलेले आहे, ते उपलब्ध आहे. https://t.ly/FW2bJ
नित्याच्या कार्यक्रमांशिवाय आपण विविध उपक्रम करत असतो. या उपक्रमांचे नियोजन गांभीर्याने केले पाहिजे. “करून टाकू”, “होईलच की” अशा वृत्तीने केलेले उपक्रम उत्स्फूर्ततेच्या नावाखाली खपवण्याने संघटनेचे नुकसान होते. ही वृत्ती पुढे इतर मार्गदर्शकांमध्येही पसरणे, उपक्रमांचा दर्जा खालावणे, आर्थिक / सामाजिक पत याचे नुकसान अशा अनेक प्रकारचे नुकसान होत असते हे लक्षात घ्यावे.
कार्यक्रमाचे नियोजन सहविचाराने झाले पाहिजे. आपल्या सहकाऱ्यांच्या व वरिष्ठांच्या सूचना आपले आग्रह बाजूला ठेवून स्वीकारता आल्या पाहिजेत. वरिष्ठांची कोणती वाक्ये सूचना व कोणती वाक्ये आज्ञा म्हणून घ्यायची याबद्दल पुरेशी चर्चा करावी. वरिष्ठ हे अनुभवामुळे वरिष्ठ असतात याचे भान नसते. बहुतेकदा आपण जे घडवू पाहतो ते त्यांनी कधी ना कधी कुठे ना कुठे थोड्याफार प्रमाणात घडवलेले असते. तरीही कार्यक्रमांचे पुष्कळ स्वातंत्र्य आपण देत असतो. हे स्वातंत्र्य जबाबदारीने वापरावे.
कार्यक्रमापूर्वी तो कोणत्या उद्दिष्टासाठी आहे, अपेक्षित संख्या काय आहे, त्यातून कोणासाठी काय घडणार आहे, अशी नियोजनाची चर्चा झालेली असावी. महाविद्यालयीन दले अथवा शालेय दले प्रमुखांना कल्पना असली पाहिजे, हे किमान आहे. नियोजनाच्या बैठकीत या दोघांपैकी एक, अथवा त्यांचे प्रतिनिधी म्हणून भागप्रमुख असणे हे आदर्श आहे. ते येऊ न शकल्यास नियोजन अंतिम करण्यापूर्वी त्यांची परवानगी घेणे ही आदर्श कार्यपद्धती आहे. कार्यक्रम / उपक्रम / रोजचे नियोजन भवितव्यलेखातील एखाद्या उद्दिष्टातील एखाद्या निष्पत्तीशी सातत्याने जोडलेले असणे, त्याच्या आधारे विचार करता येणे, ही आदर्श स्थिती. ते न जमल्यास, किमान प्रमुखांना कल्पना देणे हे किमान आहे.
कार्यक्रमाच्या निमित्ताने महाराष्ट्राबाहेर प्रवास करायचा असल्यास युवक संघटन सचिव व महाराष्ट्रात प्रवास करायचा झाल्यास युवक विभाग प्रमुख यांना कल्पना दिली पाहिजे. दौऱ्यानंतर वृत्त व केलेले संपर्क सादर केले पाहिजेत. हिशोब संपवले पाहिजेत. हे किमान आहे. आदर्श म्हणून जाणाऱ्या प्रत्येकाची नावे, सहकार्य मिळवण्यासाठी युवक विभाग प्रमुखांच्या सहीचे एक पत्र, नियोजनाच्या एका बैठकीत या दोघांचा त्या त्या संदर्भात सहभाग असणे हे आदर्श आहे.
कोणत्याही कार्यक्रमाची सूचना देताना “ज्ञान प्रबोधिनी” “Jnana Prabodhini”, “युवक विभाग” “Yuvak Vibhag”, “दलाचे नाव”, कार्यक्रमाची वेळ – दिनांक – स्थळ, आवश्यक ते फोटो, लिंक्स हे सर्व पाहिजे. शुल्क आहे का याचाही उल्लेख असला पाहिजे. लिंक उघडते ना, फॉर्म असेल तर त्यातही वरील लेखन पूर्ण शुद्धपणे आलेलं आहे ना हे तपासले पाहिजे. शक्यतो सर्व पत्रके मराठीत असावीत. इंग्रजीचा आग्रह कमी कमी करत जायचे आहे.
तांत्रिक व्यवस्थांबाबतचे नियम व सूचना
शिबिराच्या निमित्ताने वास्तूत राहायचे असल्यास युवक विभाग प्रमुखांची परवानगी अत्यावश्यक आहे. रात्री १२ नंतर आवाज झालेले आता चालत नाहीत. सकाळी उपासनेला हजर राहिलेच पाहिजे.
बाहेर निवासाची व्यवस्था असल्यास पुरेशा आधी तपासण्या केल्या पाहिजेत. निवासी शिबिर ४-५ दिवसांचे असल्यास नियोजन जास्तीत जास्त १३ तासांचे असावे. ताणायचे नियोजन व शिबिर आणि अभ्यासाचे शिबिर यात फरक करता आला पाहिजे.
नियोजनानुसार आर्थिक भाग त्यात असल्यास, संभाव्य सर्व खर्चांचे अंदाजपत्रक आर्थिक प्रमुखांकडे गेले पाहिजे. त्यांनी सांगितलेल्या पद्धतींनी हिशोब जमा करण्याची व्यवस्था आधीच लागलेली असली पाहिजे. कार्यक्रम संपल्यावर कितीही मोठा कार्यक्रम असला तरी ७ दिवसांमध्ये हिशोब पूर्ण झालाच पाहिजे. यात आदर्श व किमान वेगळे नाही.
कार्यक्रमाचे खातेवाटप आधीच झाले पाहिजे. खातेवाटपाबद्दल समतोल साधता आला पाहिजे. त्यासाठी प्रमुखांचे मार्गदर्शन घ्यावे. उपलब्ध वेळ, कधी कोणते काम झाले पाहिजे, याचा ओघतक्ता प्रमुखांच्या डोक्यात सहजपणे तयार झाला पाहिजे. ही आदर्श स्थिती. जमत नसेल तर कागदावर आणायचा प्रयत्न करावा. प्रत्येक कार्यक्रमात खातेवाटपासाठी एक कागद मा. संचालकांनी तयार करून घेतला आहे. त्याचा आधार घेऊन कार्यक्रम आखण्याचा प्रयत्न करावा. कागद येथे उपलब्ध आहे. https://rb.gy/ktswo
खातेवाटपानुसार प्रत्येकाला जे काम येईल त्यातील तपशील त्याने कागदावर थोडक्यात मांडले पाहिजेत. सूचना स्पष्टपणे दिल्या पाहिजेत. कार्यक्रम visualize होत नसेल तर रंगीत तालीम झाली पाहिजे.
प्रतिज्ञाग्रहणाच्या कार्यक्रमाचे संकेत ठरलेले आहेत. ते पाळावेत.
लागणारे साहित्य विविध विभागांमधून मिळवायचे असल्यास त्याची परवानगी पत्रे लिहिली पाहिजेत. त्या त्या विभागाची कार्यालयीन वेळ असतानाच त्यांच्याशी बोलून साहित्य ताब्यात घेतले पाहिजे. बाहेरच्या ठिकाणी कार्यक्रम होणार असल्यास पुरेशी रंगीत तालीम, युवक विभागाचे काम मांडणारे फ्लेक्स हे लागले पाहिजेत. गझीबो व फ्लेक्स हे तळघरातील कोठीत उपलब्ध असतात. ते वापरले गेले पाहिजेत.
युवक विभागाच्या / दलांच्या साहित्याच्या नोंदी कायम ठेवल्या पाहिजेत. मध्यवर्ती रचनेने मागितल्या मागितल्या उपलब्ध करून देता आल्या पाहिजेत.
वास्तूतील कोणतीही जागा वापरायची असल्यास पुढील दुव्यावर प्रशालेच्या संकेतस्थळावर उजव्या कोपऱ्यातील “Venue booking” या दुव्यावर जाऊन जागेचे आरक्षण करावे. दुवा: http://surl.li/jhosb
आरक्षण झाले असल्यास गडद हिरव्या रंगात, फक्त अर्ज स्वीकारला असल्यास पोपटी रंगात, बुकिंग रद्द झालेले असल्यास नारिंगी अथवा लाल रंगात दिसते. गरजेप्रमाणे खात्री करून घ्यावी.
पाहुण्यांसाठी प्रबोधिनीची वाहतूक व्यवस्था गाडी / चालक किंवा दोन्हीही हवे असल्यास त्याच्यासाठीही व्यवस्था बसवलेली आहे. http://surl.li/jhork
युवक विभागासाठीचे झूमचे अमर्याद वेळ मीटिंग देऊ करणारे खाते वापरायचे असल्यास शालेय / महाविद्यालयीन दले प्रमुख अथवा युवक विभाग प्रमुख यांच्याकडे संपर्क करावा. ते मीटिंग सेट करून देऊन तुम्हाला होस्ट करू शकतील किंवा होस्ट-की देऊ शकतील.
Trello
WhatsApp नियमन
बाहेरचे वक्ते येणार असल्यास अथवा बाहेरच्या संस्थेत कोणाशीही अधिकृत बोलणे करायचे असल्यास युवक संघटन सचिव, युवक विभाग प्रमुख, शालेय / महाविद्यालयीन दले प्रमुख यांच्या स्वाक्षरीनेच पत्र गेले पाहिजे. त्यासाठी आपणच अधिकाधिक कष्टपूर्वक एक प्रारूप तयार करून त्यांना दाखवावे. त्यांनी बदल सुचवले, की ते करून पत्रमुद्रेवर प्रत घेतली पाहिजे. ज्ञान प्रबोधिनीच्या पत्रमुद्रा युवक विभाग प्रमुखांच्या टेबलाच्या कप्प्यात आहेत किंवा २० क्रमांकाच्या कपाटात आहेत. पत्रमुद्रेवर छापलेले पत्र, ज्ञान प्रबोधिनीचा संपर्क छापलेल्या पाकिटातून दिले गेले पाहिजे. ती पाकिटेही युवक विभाग प्रमुखांच्या कप्प्यात किंवा २० क्रमांकाच्या कपाटात आहेत. आपल्या पत्राची त्याची एक स्थळप्रत (office copy) युवक विभाग संपर्क प्रमुखांकडे गेली पाहिजे. ई-मेलद्वारे पाठवायचे असल्यास, आपल्या ई-मेल वरून पाठवायला हरकत नाही, पण CC मध्ये vibhag@jnanaprabodhini.org हा ID असला पाहिजे.
संपर्क किंवा प्रसिद्धीसाठी श्रेयश फापाळे हा सध्याचा संपर्क प्रमुख आहे, पण जो कोणी संपर्क प्रमुख असेल त्याच्या विविध सूचनांचे पालन झाले पाहिजे.
वरील ई-मेलवरून पत्र जाणे अत्यावश्यक असल्यास युवक विभाग प्रमुख, महाविद्यालयीन दले प्रमुख किंवा शालेय दले प्रमुख अशा तिघांकडे वरील ई-मेल आयडीचा पासवर्ड असतो याची कल्पना असावी. तिघांपैकी कोणाशीही संपर्क करून आपले काम करून घ्यावे.
कार्यक्रमापूर्वी चहापान वा अन्य व्यवस्था हा खातेवाटपाचाच भाग आहे. भेटवस्तू म्हणून ज्ञान प्रबोधिनीचे वाङ्मय द्यायचे ठरल्यास युवक विभागातील ११ क्रमांकाच्या कपाटात कोरी पुस्तके आहेत. ती देता येऊ शकतात. त्यासाठी त्या कपाटाची चावी युवक विभाग प्रमुखांकडून मिळू शकते.
संपर्क वाङ्मय २० क्रमांकाच्या कपाटात, अचानक काही रक्कम लागली तर ती ७ क्रमांकाच्या कपाटात, जुने संदर्भ साहित्य (पूर्वीच्या उपक्रमांची वृत्तं) ८/१२ क्रमांकाच्या कपाटात आहेत. ताशे युवक विभागातील ऑलिव्ह ग्रीन कपाटात असतात. पोथ्या ११ क्रमांकाच्या कपाटाच्या मागे असलेल्या ९ क्रमांकाच्या (कुलुप नसलेल्या) कपाटात असतात. वरील विविध कपाटांच्या चाव्या युवक विभाग प्रमुखांच्या टेबलाच्या ड्रॉवरमध्ये असतात. युवक विभाग प्रमुख असताना त्या उपलब्ध होतीलच. ते जागेवर नसतील, तर त्या टेबलाच्या ड्रॉवरच्या कुलुपाची चावी महाविद्यालयीन / शालेय दले प्रमुख यांच्याकडे मिळू शकते. त्यांच्या परवानगीने वापरावी.

समाजाने दिलेला पैशाचा हिशोब …